Gastvrije indiensttreding

Wanneer haal jij je boodschappen in huis als je op zaterdag om 17.00 uur gasten hebt uitgenodigd te komen dineren? Doorgaans de dag ervoor of op zijn laatst die zaterdagochtend, toch? In ieder geval op tijd.

Als gastheer en gastvrouw weten wij ons vanuit intrinsieke motivatie heel goed voor te bereiden op de komst van onze gasten thuis. We geven met de voorbereiding signalen af. We laten zien dat we respect voor ze hebben door rekening te houden met de ander wat de ander graag drinkt of eet, we staan klaar om de gasten om 17.00 uur te ontvangen en we hebben de volledige aandacht voor ze omdat we niet met andere activiteiten bezig hoeven te zijn. Je laat daarmee zien dat je jouw gasten een ontspannen verblijf gunt. Ontspannen gasten voelen zich op hun best en komen graag bij je terug. We weten namelijk zelf heel goed hoe het voelt als je ergens niet welkom bent. Je voelt spanning. Je bent dan niet op je best en je wil weg.

Wat zou het toch mooi zijn als we die intrinsieke motivatie voor gastheerschap ook wat meer voelen voor onze nieuwe collega’s. Helaas hoor ik nog regelmatig dat iemand met een nieuwe baan teleurgesteld, uitgeput of onverschillig thuis kwam na de eerste werkdag bij zijn of haar nieuwe werkgever. Mobile devices of werkplek waren niet aanwezig, inlogaccount of toegangspas moesten nog aangemaakt worden, het guestaccount gaf geen toegang tot de server, de nieuwe collega’s hadden nauwelijks tijd om kennis te maken laat staan in te werken, de leidinggevende had zijn komst niet in haar agenda staan of de persoon was de weg kwijt geraakt in het enorme pand en kwam daardoor te laat bij zijn eerste teamvergadering.

Denk eens terug aan jouw eerste werkdag bij een nieuwe werkgever. Hoe voelde jij je? Meestal geeft zo’n eerste werkdag een mix aan gevoelens. Je voelt je gelukkig en je bent enthousiast, omdat je met je nieuwe baan mag starten, maar daar staat vaak tegenover dat je je ook onzeker en nerveus voelt. Heel begrijpelijk, want je bent volledig afhankelijk van degene die jou door die eerste werkdag begeleidt. Zowel praktisch qua agenda, als de wijze waarop je wordt behandeld en ‘gekeurd’. De eerste werkdag van een nieuwe medewerker is vergelijkbaar met het eerste contact dat een gast met jou thuis heeft. Als een gast gastvrijheid ervaart, kan deze gast zich ontspannen, is zichzelf en wil graag weer bij jou terug komen. En dat wil je natuurlijk als nieuwe collega ook ervaren. Na de eerste werkdag wil je niets liever dan met een gewaardeerd en bevestigend gevoel thuiskomen. Dat dit de organisatie is waar jij voor wil werken, in wil presteren en ambassadeur van wil zijn. Dat je niet kan wachten tot de volgende dag.

Jammer genoeg hebben we in ons werk niet op alle voorbereidende indiensttredingstaken invloed. Vooral bij grote organisaties, omdat je daar afhankelijk bent van andere afdelingen zoals HR of ICT. Om het succes van de eerste werkdag niet te veel af te laten hangen van processen en procedures zorgen organisaties er wel voor dat de branding goed is voorbereid. Op social media zien we werkplek-foto’s met prachtige welkomstpakketten met gadgets en kantoorartikelen met de bedrijfsnaam erop en een persoonlijk geschreven welkomstkaartje er aan toegevoegd. Dat geeft al de beleving van een goede voorbereiding en een welkom gevoel.

Maar daar blijft het niet bij. Met deze gastgerichtheid alleen haal je onzekerheid en nervositeit bij nieuwe medewerkers niet weg. Het gaat om dat gastheerschap wat daar bij komt kijken.

Hier volgt een aantal tips waarmee je nieuwe medewerkers dat bevestigende gevoel van geluk en enthousiasme voor de nieuwe job kan laten vasthouden en waarmee onzekerheid en nervositeit voor een groot deel kunnen worden weg genomen.

Tip 1 Manage de verwachtingen van de nieuwe medewerker
Indiensttreding begint vóór de daadwerkelijke ingangsdatum van het arbeidscontract. Vanaf het moment dat de nieuwe medewerker zijn handtekening onder het contract heeft gezet zal hij dagelijks aan jouw organisatie denken en bezig zijn met het dromen van zijn nieuwe baan. Mooi toch! Laat merken dat jullie ook uitkijken naar zijn komst en help hem bij zijn dromen:

• Verstuur alvast de wekelijkse interne nieuwsbrief naar zijn privé – mailadres.
• Nodig hem uit voor de borrel of bedrijfsuitje welke in de week voorafgaand aan de 1e werkdag plaatsvindt. Vaak is deze nieuwe medewerker vrij ivm resterend opgenomen vrije dagen bij de vorige werkgever. Hoe leuk is het als die persoon in informele sfeer kan kennismaken met collega’s en op die maandag aan de lunchtafel mee kan praten over de teamdag? Begrijp het ook als de nieuwe medewerker hiervoor bedankt. Het is voor sommigen juist extra spannend om kennis te maken in informele sfeer.
• Bel een week voor de eerste werkdag (niet eerst mailen) om persoonlijk te vertellen dat jullie uitkijken naar zijn komst en vertel dat er later die dag een mail volgt met de agenda voor de eerste dag en week en praktische informatie over dresscode, lunchfaciliteiten, parkeren én een welkomstwoord vanuit het team met groepsfoto. Dit is informatie die bij de indiensttreder een stuk onzekerheid kan wegnemen. Ook informatie over bijvoorbeeld lockers, sportfaciliteiten, jaarplanning, pensioen, aanvraag vrije dagen etc. kun je meesturen. Dit is informatie die nieuwe medewerkers op een eerste werkdag niet ‘opslaan’, maar die wel helpen bij het ‘binden’ aan de organisatie.
• Vraag of de toekomstige collega een mailtje wil schrijven waarin zij zichzelf voorstelt met een persoonlijk stukje over zichzelf. Vraag ook of zij een recente foto mee wil sturen. Deze mail stuur je in dezelfde week naar het team, zodat het team ook alvast kan kennismaken en haar herkent op de eerste werkdag. Zie ook tip 3 Indiensttreding is teamverantwoordelijkheid.

Tip 2 Geef een nieuwe medewerker een oprecht VIP gevoel
De eerste indruk van een nieuwe werkgever heeft grote invloed op hoe je je verder ontwikkelt in je nieuwe functie. Dit is bevestigd door een studie van de Boston Consulting Group, die het indiensttredingsproces met de tweede hoogste impact op het behoud van personeel vermeldt. Zorg dus dat die eerste indruk op de eerste werkdag goed is.

• Waarom laten we een nieuwe medewerker om 9.00 uur beginnen? Zelf komen we dan ook net binnenvliegen, willen we opstarten en nog even een collega bellen etc. Je hebt dan nog niet de volle aandacht voor een nieuwe collega. Nodig de nieuwe collega op zijn eerste werkdag uit om 10.00 uur te komen. Dan start je eerst zelf op en zorg dat je geland bent, dan heb je om 10.00 uur de alle tijd voor je nieuwkomer.
• Onthoud van het sollicitatiegesprek persoonlijke details zoals hoe zij haar koffie dronk of welke theesmaak zij lekker vond, zodat je daar niet naar hoeft te vragen. Of vraag naar haar vakantie in Vietnam waarover ze in het gesprek vertelde, dat zij daar naar toe zou gaan.
• Laat iemand bij binnenkomst ‘landen’ en overlaad hem niet gelijk met het programma of de rondleiding door het gebouw. Dit komt niet ‘binnen’. Pas als mensen geland zijn, zijn ze ontspannen en staan ze open voor informatie.
• Als je ziet dat iemand zijn best heeft gedaan voor de eerste dag door bijvoorbeeld nieuwe schoenen aan te doen, net naar de kapper is geweest of een nieuwe werktas heeft aangeschaft, complimenteer hem of haar daar dan voor. Mensen groeien van complimenten en op zo’n eerste werkdag kun je best een compliment gebruiken.
• Overlaad indiensttreders niet. First things first en less is more. Gebruik voor het inwerkproces van de functie-inhoud minimaal een week. Iedere dag weer een nieuw stapje uit de werkproces.
• Vraag aan het einde de eerste werkdag en werkweek persoonlijk wat de nieuwe medewerker er van vond en wat hij of zij nog nodig heeft om zich van zijn of haar beste kant te kunnen laten zien en manage ook daar weer de verwachting. Zeg alleen iets toe wat je waar kan maken.

Tip 3 Maak van indiensttreding een teamverantwoordelijkheid
Ik kan me voorstellen dat ik je overrule met deze tips en dat je afvraagt of je dit voor iedere nieuwe medewerker, naast je eigen werk, er allemaal bij kunt doen. Dat hoeft natuurlijk niet. De nieuwe collega komt in een team te werken, maak van indiensttreding dan ook een teamverantwoordelijkheid.

• Wijs een teamlid aan die qua persoonlijkheid past als buddy voor de nieuwe collega. Alle vragen die in de eerste paar weken rijzen, kan zij bij hem kwijt. Ook kan de buddy de rondleiding door het gebouw verzorgen en het inwerkproces voor zijn verantwoordelijkheid nemen. Belangrijk is dat deze buddy ook regelmatig informeel met deze nieuwe collega contact heeft om de vertrouwensband te vergroten.
• Het team schrijft een welkomstwoord en een persoonlijk zinnetje over zichzelf, welke met een teamfoto meegestuurd wordt in de introductiemail.
• Het team begroet pro-actief de nieuwe collega en noemt hem of haar direct bij naam. In plaats van dat de nieuwe medewerker met zijn buddy de bureaus langs moet en zich iedere keer opnieuw moet voorstellen. Dit is mogelijk door de kennismakingsmail mét foto die de week ervoor door de toekomstige collega is gestuurd.
• Het team zorgt ervoor dat de gehele week iemand op kantoor aanwezig is, die met de nieuwe collega mee gaat lunchen.
• Het team is zich ervan bewust dat de nieuwe collega niet direct de routing en nummering van het kantoorgebouw kent. Het team zorgt ervoor dat zij en andere collega’s náár de nieuwe collega gaan om kennis te maken (mocht dat niet bij de rondleiding zijn gebeurd) of in te werken in plaats van dat een nieuwe medewerker door het hele pand dwaalt. Dit geldt ook voor grote vergaderingen. Pik de nieuwe collega op om gezamenlijk naar het vergadercentrum te lopen.

Ik wens je met deze tips ontspannen nieuwe medewerkers toe, die met veel enthousiasme de tweede werkdag weer terugkomen. En je weet het: Gastvrijheid houdt niet op na het passeren van de receptie. Net als dat gastvrijheid niet ophoudt na de eerste werkdag van een nieuwe collega. Gastvrijheid is de basis voor een goede werksfeer, hoe lang je ook in dienst bent.

Door: Suzan Vink-Opstal

Met dank aan Ruben Klerkx en Philippe van der Pal .